La richiesta viene registrata e trasmessa all'Ufficio che detiene gli atti. Viene quindi esaminata per verificarne la completezza, ed eventualmente viene fatta una richiesta di integrazione (ad esempio se manca la copia del documento d'identità o la delega oppure se non è chiaro il tipo di documento richiesto).
Una volta che la domanda è completa, si verifica l'eventuale presenza di soggetti controinteressati (soggetti che dall'esercizio del diritto di accesso potrebbero vedere pregiudicato il proprio diritto alla riservatezza). In questo caso viene inviata una comunicazione a tali soggetti, che hanno 10 giorni di tempo per presentare una motivata opposizione.
A questo punto il Comune può decidere il tipo di esito.
La fase che riguarda i controinteressati non è prevista per l'accesso civico semplice ma solo per l'accesso documentale e per l'accesso civico generalizzato.